Perencanaan Stratejik dan Sasaran Pokok Pembangunan

Dalam kesempatan kali ini PustakaKita akan membahas mengenai perencanaan stratejik dan sasaran pokok pembangunan. Pembahasan perencanaan stratejik difokuskan pada kebutuhan akan model perencanaan yang sesuai dengan perkembangan keadaan dewasa ini, yaitu yang dapat menjawab permasalahan pokok yang sedang dihadapi. Sedangkan pembahasan sasaran pokok pembangunan dimaksudkan untuk memberikan gambaran apa yang harus dipertimbangkan dalam menyusun target pertumbuhan ekonomi yang merupakan salah satu cerminan ukuran keberhasilan pembangunan.

Perencanaan Stratejik

Pendahuluan

Saat ini berkembang pendekatan perencanaan, baik di lingkungan perusahaan maupun di pemerintahan, yang menekankan pada isu atau masalah yang dihadapi dan harus segera diselesaikan. Ini dinamakan suatu pendekatan perencanaan stratejik.

Meskipun perencanaan stratejik dapat sangat berbeda tergantung pada isu ataupun masalah yang dihadapi, namun tujuan akhirnya hampir selalu sama. Hal-hal yang dapat mempengaruhi meliputi perubahan internal seperti: peningkatan produktivitas, pengurangan biaya, reorganisasi, serta peningkatan hubungan kerja. Sedangkan perubahan eksternal yang mempengaruhi meliputi: pasar, kompetitor atau pesaing, serta lingkungan ekonomi. Faktor-faktor seperti produk dan pelayanan organisasi, pendapatan, proyeksi pertumbuhan, tingkat keuntungan, dan pengembalian investasi (return on investment) merupakan dampak dari keberhasilan dan kemampuan organisasi. Perencanaan stratejik adalah metoda untuk menggunakan secara bersama kekuatan internal dan eksternal sehingga perubahan yang cukup berarti dapat dilakukan.

Organisasi yang telah mapan ataupun yang telah menghasilkan keuntungan tetap harus memperhatikan pasar ataupun lingkungan sekitar yang selalu berubah serta faktor permintaan. Perencanaan stratejik menekankan pada kerangka dalam menghadapi masa depan dengan tetap memperhatikan peluang ataupun kesempatan baru. Tujuan akhirnya adalah untuk meningkatkan keuntungan dan manfaat dari peningkatan keberhasilan organisasi.

Salah satu contoh kekuatan eksternal yang dapat mempengaruhi pasar adalah suatu analogi dari jam buatan Swiss. Meskipun saat ini situasinya berbeda, namun tetap berguna untuk ditelaah. Pada awal abad 20 jam buatan Swiss menguasai pasar dunia lebih dari 80 persen. Jam Swiss memang terkenal dengan kualitas buatan tangannya yang sempurna. Ironiknya, Swiss kemudian menemukan dan mengembangkan jam kuarts (quartz) yang dinilai sebagai penemuan yang menarik. Namun, penemuan jam ini tidak dipatenkan. Kemudian, Jepang berhasil mengembangkannya lebih lanjut dengan sangat pesat. Hal ini mengakibatkan menurunkan pangsa pasar jam Swiss hingga menjadi kurang dari '20 persen saat ini. Ini sesungguhnya memperlihatkan tidak adanya visi ke depan yang jelas serta fleksibilitas untuk berubah dari pembuat jam Swiss.

Banyak contoh lain yang menggambarkan bagaimana pentingnya memiliki suatu perencanaan ke depan dengan menentukan visi yang jelas. Hal ini berkaitan dengan bagaimana suatu organisasi dapat belajar menentukan fokus bahkan merumuskan kembali apa yang akan dilakukan ke depan dalam situasi ketidakpastian yang mungkin terjadi. Dalam kaitan ini tidak ada jawaban yang pasti namun terdapat cara untuk merumuskan metodologinya. Ini yang dinamakan sebagai perencanaan stratejik (Strategic Planning).

Perencanaan stratejik pada dasarnya adalah untuk mengontrol dan mengatur hasil yang akan diperoleh. Prosesnya dengan melibatkan seluruh pimpinan dan pegawai organisasi atau institusi. Dalam penyusunan perencanaan stratejik hams diperhatikan dan dipertimbangkan kebutuhan dan harapan para pelanggan (customers), stakeholders, dan penyusun kebijakan guna merumuskan visi, misi, tujuan, serta indikator kinerja suatu organisasi. Perencanaan stratejik mengarahkan suatu organisasi dengan menanyakan serta menjawab lima pertanyaan mendasar, yaitu:

Di mana saat ini berada (where are we now)?
Perencanaan stratejik dapat membantu menentukan status organisasi saat ini dan mengevaluasi lingkungannya. Dapat pula mendefinisikan produk dan jasa dari organisasi tersebut, serta siapa saja pelanggan dan stakeholdersnya.

Kemana arah yang kita inginkan (where do we want to be)?
Dengan menggunakan hasil analisis internal dan eksternal serta hasil identifikasi pelanggan dapat dilakukan formulasi terhadap misi, visi, prinsip dasar, maksud, dan tujuan.

Bagaimana menentukan kemajuan yang ada (how do we measure our progress)?
Perencanaan stratejik membangun akuntabilitas dalam berproses sehingga memudahkan untuk memantau kemajuan yang ada.

Bagaimana mencapainya (how do we get there)?
Perencanaan stratejik akan membantu institusi dalam menentukan bagaimana cara memperoleh sesuatu dan kemana arah yang diinginkan, serta sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana.

Bagaimana cara mengukur kemajuan (how do we track our progress)?
Perencanaan stratejik dapat memonitor pelaksanaan maksud dan tujuan organisasi, dan menggunakan hasilnya secara berkala untuk mengevaluasi "Di mana saat ini berada?". Ini berarti memulai lagi siklus perencanaan stratejik.

Memperkuat Tujuan Organisasi

Mengapa suatu lembaga memerlukan perencanaan stratejik? Terdapat beberapa alasan diantaranya adalah:

1. Merupakan perencanaan untuk pembaharuan dalam lingkungan yang selalu berubah. Dalam situasi ini yang diperlukan adalah konsep perubahan. Peningkatan permintaan pelayanan, berkurangnya sumber daya, serta ekspektasi terhadap pelayanan yang lebih baik menciptakan terbentuknya lingkungan yang dinamik. Oleh karena itu memang diperlukan perencanaan stratejik karena sifatnya yang proaktif. Dengan demikian, setiap lembaga memang selalu didorong untuk melakukan perubahan, bukan hanya bereaksi terhadap keadaan.
2. Mengatur hasil yang dicapai. Ini adalah suatu proses diagnostic, penetapan sasaran, serta penetapan strategi yang merupakan bagian penting dalam pengaturan yang berorientasi pada hasil. Hal ini didasarkan atas pertimbangan kapasitas dan lingkungan organisasi, serta diarahkan pada keputusan alokasi sumber daya yang efisien.
3. Merupakan alat manajerial yang penting. Setiap lembaga selalu menfokuskan untuk mencapai serta memperbaiki hasil yang diperoleh setiap tahunnya. Ini berarti setiap organisasi harus beroperasi secara efisien dan efektif. Oleh karena itu diperlukan perencanaan stratejik yang memungkinkan setiap organisasi membangun sistem yang berorientasi pada perbaikan di setiap tingkatan kegiatan.
4. Berorientasi ke masa depan. Dalam menyusun perencanaan stratejik dilibatkan berbagai upaya untuk mempertajam bagaimana bentuk suatu organisasi atau lembaga nantinya; apa dan mengapa. Ini berarti dalam perencanaan stratejik diperlukan informasi yang luas; eksplorasi dari berbagai alternatif; dan menekankan pada implikasi masa depan terhadap keputusan saat ini.
5. Merupakan penyesuaian. Meskipun jangka waktu perencanaannya cukup  panjang, namun pengkajian yang dilakukan secara rutin sebagai bahan masukan dapat membuat suatu perencanaan tetap fleksibel. Dengan demikian dapat dilakukan pemutakhiran rencana berdasarkan keadaan yang berkembang serta terbukanya peluang-peluang baru.
6. Sebagai pendukung. Perencanaan stratejik dapat mengarahkan organisasi untuk memenuhi keinginan pelanggan karena dalam perencanaan tersebut diidentifikasi karakteristik para pelanggan serta kebutuhan dasarnya.
7. Meningkatkan komunikasi. Perencanaan stratejik dapat memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasikan perbedaan dan nilai, menetapkan pengambilan keputusan secara teratur, serta mengatur pelaksanaan maksud dan tujuan dengan baik.

Proses dan Persiapan

Perencanaan stratejik adalah merupakan proses yang menekankan pada suatu evolusi bukan revolusi. Proses ini mencoba untuk menemukan cara-cara baru dalam pembaharuan dengan menekankan pada apa yang dapat terjadi bukan pada apa yang ada.

Beberapa terminologi yang digunakan dalam perencanaan stratejik adalah:

Misi: merupakan pernyataan mengapa suatu organisasi dibentuk.

Visi: merupakan suatu gambaran pernyataan ke depan dari suatu organisasi yang harus konsisten dengan nilai dan misi.

Nilai: merupakan pernyataan kepercayaan atau aturan dasar yang membentuk nilai organisasi yang tidak akan mudah untuk diubah. Nilai ini merupakan dasar dari budaya organisasi.

Prinsip dasar: petunjuk dalam bersikap yang mencerminkan sistem manajemen organisasi. Prinsip ini dapat berubah sesuai tuntutan keadaan serta perkembangan pengetahuan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Namun perubahan ini harus dilakukan secara berhati-hati dengan mempertimbangkan nilai, para pekerja, serta konsumen.

Tujuan: adalah besaran spesifik apa yang akan dicapai dalam periode perencanaan sedemikian rupa sehingga visi yang telah dirumuskan dapat tercapai.

Strategi: adalah rencana program untuk mencapai tujuan dalam periode perencanaan.

Cara: merupakan beberapa tindakan atau kegiatan sebagai penjabaran strategi ke dalam rencana tindak yang dapat dimengerti, diukur, dan dicapai.

Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:

Pertama, membentuk tim yang solid. Tim ini terdiri dari orang-orang yang berpengalaman dalam suatu organisasi, biasanya merupakan pimpinan dari organisasi sehingga memungkinkan untuk menjalankan apa yang akan dilakukan. Dibutuhkan pula orang-orang yang lebih muda dan kurang berpengalaman namun memiliki kemampuan berpikir kreatif sehingga dapat disusun suatu pemikiran yang inovatif.

Kedua, membangun tim. Yang perlu diperhatikan adalah keterwakilan dari para anggota organisasi. Oleh karena itu, tim ini membutuhkan berbagai individu dengan pengetahuan yang cukup serta memiliki keinginan untuk menantang status quo. Dalam prakteknya pembentukan tim ini berbeda-beda. Pertama adalah tim yang terdiri dari tiga tingkat manajemen, yaitu: direktur, kepala bagian, serta supervisi lapis pertama. Keuntungan dari tim ini adalah diversifikasi yang cukup memadai sehingga apabila telah terjadi konsesus, maka itu dengan mudah menjadi komitmen bersama. Namun kerugiannya diantaranya adalah:

• Tim ini menjadi sangat besar sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam merumuskan kesepakatan-kesepakatan; serta
• Sulit untuk mendapatkan suatu konsesus bersama yang utuh.

Kedua adalah tim yang hanya terdiri dari direktur dan staf langsungnya. Dengan tim yang lebih kecil memudahkan dalam mencapai konsesus bersama. Sedangkan kerugiannya adalah hanya ada sedikit opini, serta sulit menjadikannya sebagai sebuah komitmen bersama.

Ketiga, adalah menilai keadaan organisasi saat ini. Hal ini dibutuhkan untuk mengetahui pada keadaan apa suatu organisasi memulai proses stratejiknya.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dibutuhkan dalam memulai suatu proses perencanaan stratejik berdasarkan model perencanaan klasik.:

Menetapkan landasan rencana
Diantara landasan-landasan yang dibutuhkan dalam pengembangan rencana stratejik adalah misi organisasi dan prinsip dasar, serta periode perencanaan.

Menetapkan asumsi
Menetapkan faktor kunci yang berpengaruh terhadap posisi kompetitif dari suatu organisasi selama periode perencanaan seperti faktor ekonomi, teknologi yang berkembang, tenaga kerja, kompetitor, perubahan kebutuhan konsumen, perubahan pasar, atau pembatasan mengenai eksploitasi lingkungan yang berada, di luar kontrol organisasi.

Melakukan analisis SWOT
Kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) harus diidentifikasi. Ini merupakan aset dan kewajiban yang secara internal harus dapat dikontrol oleh organisasi. Peluang (opportunities) dan hambatan (threats) juga penting untuk dianalisis, namun merupakan faktor eksternal yang sulit dikontrol oleh organisasi.

Menciptakan suatu visi
Proses dari langkah-langkah di atas mempunyai efek yang sangat besar terhadap penetapan arah dari suatu organisasi. Berdasarkan hal itu dapat disusun secara efisien apa visi organisasi. Visi ini yang akan membawa anggota, lingkungan organisasi, kepemimpinan, pengambilan keputusan, pelayanan masyarakat, ukuran kesuksesan, dan lain sebagainya.

Menetapkan tujuan
Berdasarkan data dan informasi yang telah diperoleh, kemudian disusun tujuan yang harus dicapai dari visi agar menjadi kenyataan.

Menetapkan strategi
Strategi merupakan program serta tindakan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi biasanya dijabarkan ke dalam cara ataupun kegiatan. Penjabaran lebih lanjut dari hal ini merupakan proses implementasi dan manajemen perencanaan stratejik.

Menjaga Rencana

Agar tetap dalam jalur
Salah satu kesulitan dalam perencanaan stratejik adalah melaksanakannya dalam periode beberapa tahun dengan tetap menjaga rencana tersebut agar tetap relevan dan aktif. Sesungguhnya banyak lembaga yang memiliki perencanaan stratejik, namun kegunaannya makin berkurang sejalan berakhirnya periode perencanaan tersebut. Hal ini terjadi karena adanya perubahan-perubahan keadaan dan lingkungan. Oleh karena itu, diperlukan peninjauan berkala terhadap rencana yang telah ada, penyusunan kebijakan, serta program penegakan rencana.

Tinjauan terhadap rencana
Anda dapatkan sesuai yang anda kerjakan (you get what you measure) adalah merupakan ungkapan yang tepat terhadap pelaksanaan perencanaan stratejik, baik terhadap kebijakan yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Ini berarti apabila ingin agar rencana tetap relevan dengan keadaan diperlukan pembahasan tinjauan berkala terhadap rencana yang ada. Tinjauan ini disesuaikan dengan periode perencanaannya. Namun setidaknya hal ini dapat dilakukan setiap triwulan atau semesteran agar dapat diambil langkah-langkah penyesuaian yang diperlukan dengan segera. Setiap tahunnya diperlukan analisis yang lebih mendalam terhadap rencana yang ada dengan meninjau kembali asumsi, tujuan, serta strategi yang ditempuh.

Tingkat keberhasilan
Untuk mengetahui apakah terjadi kemajuan, sangat penting untuk menyusun ukuran-ukuran kualitatif maupun kuantitatif untuk setiap tujuan, strategi, dan kegiatan. Yang terpenting adalah agar dapat dijawab "Bagaimana kita akan tahu bahwa kita sudah sampai di sana (How will we know when we get there?)". Terdapat beberapa macam pilihan ukuran untuk mengevaluasi tingkat keberhasilan suatu rencana, yang paling efektif adalah manajemen proyek klasik seperti matriks kinerja (performance matrix).





Sumber:

Kamaluddin, Rusdian (1987), Beberapa Aspek Pembangunan Nasional, Jakarta: FEUI.
Rahardjo, M. Dawam (1997), editor, Wawasan Pembangunan Abad-21, Jakarta: Intermasa.
Sitanggang, H. (1999), Perencanaan Pembangunan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.